No Conformidad – Explicación Completa
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Introducción
¿Sabías que muchas empresas tiemblan cuando escuchan la palabra ‘no conformidad’? El término “no conformidad” suele asustar… uno se imagina al auditor apuntando errores sin parar, y hasta llega el temor de que eso signifique perder la certificación o no lograrla si estás en el proceso.
Pero la verdad es que si sabes manejarlas, las no conformidades pueden convertirse en tus mejores aliadas para mejorar procesos y evitar dolores de cabeza. Hoy te voy a contar qué son, los tipos que existen, ejemplos reales que pasan en empresas de todo tamaño… y lo más importante, cómo tratarlas para que no vuelvan a aparecer.
¿Qué es una no conformidad?
Es cualquier incumplimiento de un requisito que tu organización se haya comprometido a acatar dentro de su sistema de gestión, sin importar el área o el estándar.
Es como cuando tienes una receta y decides saltarte un ingrediente clave… el plato llega a la mesa, pero no cumple con lo prometido, y el cliente queda insatisfecho.
En un sistema de gestión, la organización establece reglas y métodos para cumplir con normas, leyes o acuerdos con clientes y partes interesadas. Cuando algo se aparta de esas reglas… eso es una no conformidad.
Estos requisitos que se incumplen pueden provenir de varias fuentes:
- Procedimientos o políticas internas creadas por la propia organización.
- Requisitos legales o reglamentarios que aplican al sector o determinado país.
- Compromisos o especificaciones del cliente o partes interesadas.
Imagina que en tu empresa tienes un procedimiento que dice: "El medidor de atmósferas explosivas debe calibrarse cada 3 meses". Si uno de esos equipos pasa 4 meses sin calibrarse, aunque siga funcionando bien, eso es una no conformidad.
O en un sistema de gestión ambiental, si se genera un residuo peligroso y no se almacena ni se le hace disposición final según el procedimiento interno, también es una no conformidad.
La clave es entender que un error es un hecho puntual: algo que se hizo mal o que falló. Una no conformidad es la evidencia documentada de que ese incumplimiento existe y debe ser gestionado.
Detectar una no conformidad no significa que tu sistema esté fallando… significa que está cumpliendo su función de detectar lo que no va bien, para poder corregirlo y mejorar.
Tipos de no conformidades
1. No conformidad mayor
Es un incumplimiento grave que impacta directamente la capacidad del sistema para cumplir con sus objetivos o con un requisito esencial de la norma.
En términos prácticos, una no conformidad mayor indica que el sistema tiene una brecha significativa, ya sea porque falta totalmente un requisito exigido, el requisito existe pero no se está aplicando, o la desviación es tan amplia que compromete la conformidad del producto, servicio o proceso.
Ejemplos en distintos sistemas de gestión:
- Calidad (ISO 9001): No existen registros de control de calidad. Producto entregado al cliente sin pasar por inspección final obligatoria.
- Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001): Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos sin actualizar después de cambios en una tarea de alto riesgo.
- Ambiental (ISO 14001): Ausencia de registro actualizado del monitoreo de emisiones atmosféricas, incumpliendo requisito de control.
- Inocuidad Alimentaria (ISO 22000): No hay registro de control de temperatura en la cadena de frío durante el transporte.
Claves para identificarlas:
- Tienen alto impacto en requisitos legales, normativos o del cliente.
- Pueden afectar satisfacción del cliente, seguridad de personas o medio ambiente.
- Si no se corrige de inmediato, pone en riesgo la certificación.
2. No conformidad menor
Es un incumplimiento puntual que no afecta de manera significativa la eficacia global del sistema de gestión, pero que igualmente debe corregirse para evitar que se repita o escale.
Normalmente ocurre cuando el requisito está implementado, pero no se cumple al 100% o se presenta una desviación aislada.
Ejemplos:
- Calidad (ISO 9001): Un procedimiento con un párrafo desactualizado, sin afectar identificación y uso.
- Seguridad y Salud (ISO 45001): Una inspección de botiquines sin firma del supervisor, aunque estaban completos.
- Ambiental (ISO 14001): Plan de manejo con nombre desactualizado, aunque actividades se ejecutan bien.
- Inocuidad (ISO 22000): Registro de limpieza con hora incompleta, pero tarea realizada correctamente.
Claves:
- Es aislada y no representa falla sistémica.
- No pone en riesgo inmediato la norma, la seguridad o la satisfacción.
- Si se repite, puede convertirse en mayor.
3. Observaciones
Aunque técnicamente no son una no conformidad, se registran porque pueden ser señales tempranas de un problema.
Ejemplos:
- Calidad (ISO 9001): Documentación obsoleta junto a la vigente.
- Seguridad y Salud (ISO 45001): Área de trabajo con cables en el piso.
- Ambiental (ISO 14001): Contenedores con etiquetas desgastadas.
- Inocuidad (ISO 22000): Puerta de área de producción que no cierra completamente.
Claves:
- Tomarlas como alertas preventivas.
- Corregirlas antes de que evolucionen.
- Usarlas como insumo de mejora continua.
¿Cómo tratar una no conformidad?
Cuando aparece una no conformidad, no basta con decir “ya lo corregimos”. Hay que seguir un proceso claro y documentado:
- Detección: Identificar el problema en auditoría, operación o queja de cliente.
- Registro: Documentarlo en formato oficial, nada de notas informales.
- Análisis de causa raíz: Usar herramientas como Ishikawa, 5 Porqués o AMEF.
- Definir acción correctiva: Diseñar plan que elimine el problema de raíz.
- Implementación: Ejecutar acción y dejar evidencia.
- Verificación de eficacia: Revisar si la medida funcionó y cerrar el caso.
Conclusión
Las no conformidades no son el fin del mundo… pero sí una señal de alerta que nos obliga a movernos rápido y con precisión.
Ignorarlas o dejarlas “para después” es como tapar una fuga de agua con cinta: tarde o temprano, el problema se desborda.
Cada hallazgo es una oportunidad para afinar el sistema, fortalecer la confianza de los clientes y evitar pérdidas que muchas veces no se ven hasta que ya es tarde.
La diferencia entre una organización que sobrevive y una que crece está en cómo responde a esos hallazgos: con reacción improvisada… o con un método claro y bien ejecutado.
